Die perfekte eMail-Archivierung


Wie bereits im letzten Artikel über rechtssichere eMail-Archivierung angedeutet, ist derzeit eines unserer erklärten Ziele, in unser eMail-Filtersystem SecuMail eine Archivierungsfunktion einzubauen. Jetzt haben wir die Lösung vor Augen..

Aufgrund der bestehenden rechtlichen Anforderungen, sowie vieler Kundennachfragen, möchten wir möglichst bald diesen Dienst zur Verfügung stellen und haben bereits einige Energie in die Suche nach der passenden Technik und Ausrichtung investiert.

Unsere ambitionierten Pläne sehen folgende Funktionen vor:

  • echte Rechtssicherheit (zertifiziert)
  • eMail-Signierung
  • beliebig lange Aufbewahrungsdauer
  • MX-basierte Zustellung oder durch Fetchmail/pop3-Connector
  • Volltextsuche und Versand direkt aus dem Archiv
  • Benutzerverwaltung
  • Synchronisierung mit Active Directory
  • im Outlook integriertes Benutzerfrontend für Suche und Versand

Make or buy?

Eine Überlegung, die wir immer gerne anstellen.

Zwar könnten wir unsere eMail-Server wohl problemlos so konfigurieren, dass sie jede eMail zusätzlich auf einen der zahlreichen Storageserver schieben würden. Das nötige Webfrontend wäre ebenfalls machbar.
Ein eMail-Archivierungs-System nach unseren Vorstellungen und denen der Gesetzgebung, ist jedoch wesentlich mehr  als lediglich die zusätzliche Ablage von eMails auf einer weiteren Festplatte. Rechtssichere eMail-Archivierung bedingt u.a. verbriefte Unveränderbarkeit. Außerdem möchte man auf das ein oder andere Feature aus Gründen der Benutzbarkeit nicht verzichten.
Also „Buy“. Aber welcher Anbieter ist der richtige?
Firmen, die eMail-Archivierung anbieten, gibt es in Deutschland wie Sand am Meer. Ein Großteil derer sind allerdings bei genauerer Betrachtung unbrauchbar, weil sie es zum Beispiel mit der geforderten Signierung nicht so ernst nehmen. Andere erweisen sich als unpraktische eMail-Gräber, welche, abgesehen von der Rechtssicherheit, wirklich keinerlei praktischen Nutzen mitbringen.
Unsere Meinung dazu: wenn wir uns mit dem Thema befassen, dann schon ordentlich. Wir möchten unseren Kunden einen Dienst anbieten, der nicht nur auf dem Papier einen Vorteil bringt!

Bisher war keine einzige der Software-Lösungen, die wir uns genauer angesehen haben, für den mandantenfähigen Betrieb für Service-Provider wie uns, tauglich.
Um trotzdem zu unserer favorisierten Lösung zu kommen, arbeiten wir derzeit mit einem unserer Partner, der Firma Com2 zusammen. Die Kollegen von Com2 bieten seit einigen Jahren eine Archivierungs-Appliance an, die ziemlich genau umsetzt, was wir uns vorgestellt haben, wenn auch derzeit noch ohne Mandantenfähigkeit. Damit wir unseren Kunden möglichst bald eine Archivierungslösung anbieten können, müssen noch also einige Features implementiert werden. „Wir haben großes Interesse daran, unser Produkt auch bei Service-Providern wie WorNet zum Einsatz zu bringen!“ so Herr Kleiböhmer, Geschäftsführer der com2 Communications & Security GmbH.


Einfache integration des Benutzermoduls in Outlook

Laut Anforderungsanalyse und Kundenfeedback gibt es im Wesentlichen zwei Anwendungsszenarien:

1. Die eigene email-Infrastruktur wird soweit belassen und nur die Archivierung zuschaltet, damit man vor dem „Gesetz“ nicht mit „heruntergelassenen Hosen“da steht.

2. Zusätzlich zum Erfüllen der rechtlichen Gebote, kann man auch einen Zusatz-Nutzen gewinnen indem das Archiv als Teil der eigenen Infrastruktur für eMail genutzt wird. Dies kann über das frei zugängliche Webfrontend oder, wenn MS Outlook eingesetzt wird, mittels eines kleinen Plugin realisiert werden, über das jeder Benutzerauf alle archiverten und voll indizierten eMails (lesend) zugreifen und ggf. wiederherstellen kann. Dadurch könnten die lokalen eMailpostfächer stark verkleinert werden. Denkbar z.B. wäre auch, lokale eMail generell nach einigen Monaten vom Server zu löschen. Kapazität wäre dann kein Thema mehr.

Beides wird mit der SecuMail-Archivierung möglich sein. Selbstverständlich wird das Archivierungs-Paket auch ohne Spamfilter zu haben sein.
Sprechen Sie mit uns!

Mehr Information zur SecuMail Onlinearchivierung

IT bleibt spannend!

Hannes Wilhelm

Ein Gedanke zu „Die perfekte eMail-Archivierung

  1. Pingback: eMail rechtssicher « Vernetzte Welt Cast

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